Первое знакомство с WORD

Запуск редактора и завершение работы с ним

Универсальный способ запуска редактора Word: Щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке "Пуск" на Панели инструментов Windows. Указать в появившемся стартовом меню на пункт "Программы" В открывшемся списке программ щелкнуть на строке "Microsoft Word"

Варианты завершения работы с редактором:

• Стандартное завершение - одновременное нажатие клавиш <Alt> и <F4>. Этот способ выхода применим для любого приложения Windows
• Войти в меню Файл и выбрать команду Выход
• Щелкнуть левой кнопкой мыши на значке в правом верхнем углу окна редактора
• Дважды щелкнуть по значку в левом верхнем углу окна редактора

При завершении работы Word проверяет открытые в нем документы. Если какой-либо из них не был сохранен после изменения, на экран выдается диалог, сообщающий имя не сохраненного документа. Для выхода из диалога необходимо выбрать одну из кнопок:

Да, если нужно сохранить документ и выйти из редактора, Нет, если сохранять изменения не нужно, Отмена, чтобы отменить выход из редактора и продолжить работу.

Структура окна редактора

Структура окна Word соответствует стандарту Windows. Ниже приведен список элементов окна, пронумерованных в соответствии с рисунком: (1) Заголовок окна, (2) Строка меню, (3) Панели инструментов, (4) Рабочая область окна (5) Строка состояния.

В его верхней строке расположен Заголовок окна (сноска 1). Слева в заголовке стоит кнопка системного меню, далее название приложения и, через тире название развернутого документа, если он имеется. На рисунке название приложения - Microsoft Word, первый документ находится в состоянии восстановленный, второй - свернут. Поэтому имя документа в заголовке Word отсутствует.

• Нажатие на кнопку уменьшает окно Word до размера заголовка и помещает его на Панель инструментов Windows.
• Нажатие на кнопку приводит окно к стандартному размеру (по умолчанию 2/3 площади Рабочего стола Windows), после чего она заменяется . В этом состоянии можно менять размеры или расположение окна Word , передвигая его рамку или заголовок с помощью мыши.
  При нажатии на окно Word занимает весь Рабочий стол Windows.
• Кнопка завершает работу редактора; смотри пункт Варианты завершения работы с редактором.

Строка меню, возможный вид которой показан ниже, обычно располагается прямо под заголовком Word, как показано на рисунке структура окна редактора.

Меню предоставляет пользователю возможность выбора команд, обеспечивающих работу в редакторе. Команды разбиты на группы. Названия этих групп являются пунктами меню. Для вывода списка команд определенной группы нужно щелкнуть левой кнопкой мыши по выбранному пункту меню или одновременно нажать клавиши <Alt> и подчеркнутую букву этого пункта меню. На экране появится всплывающее меню с перечнем команд данной группы. Чтобы выполнить конкретную команду из списка, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или клавишами <Up> / <Dn> переместиться на нужную команду и нажать клавишу <Enter>.

Содержание и назначение команд изо всех пунктов меню будет рассмотрено в разделе Обзор меню.

Панели инструментов

Под строкой меню располагается область панелей инструментов. Панель инструментов это набор кнопок, каждая из которых предназначена для быстрого выполнения конкретной команды. Например, кнопка - создает новый (пустой) документ. В Word имеется набор готовых панелей. Обычно на экран выводятся две из них - "Стандартная" и "Форматирование". Однако количество панелей на экране и их содержание может быть изменено в соответствии с характером набираемого документа.

Для добавления и удаления панелей с экрана в меню редактора выбирается пункт Вид, выполняется команда Панели инструментов, а в новом списке - Настройки. На экране появляется диалоговое окно с закладками Панели инструментов, Команды, Параметры. Закладка Панели инструментов представляет собой список панелей Word. Выбранные панели помечены в нем . Чтобы убрать панель с экрана, достаточно снять пометку левой кнопкой мыши; чтобы добавить новую - щелкнуть по названию этой панели. Для изменения содержимого панелей открывают закладку Команды. Здесь выбирается нужная команда и перетаскивается левой кнопкой мыши на соответствующую панель. В этом же режиме можно удалить элемент с панели, оттащив его из области панелей.
Закладка Параметры позволяет настраивать внешний вид панелей - размер значков, отображение подсказок для кнопок и т.п.
Для выхода из диалога Настройки используют кнопку Закрыть.
Другой способ вызова диалога Настройки - выполнение команды Настройка ... из пункта Сервис.

Добавление или удаление одной панели удобнее производить из контекстного меню Word, которое вызывается кликанием правой копки мыши в зоне панелей инструментов.

Строка состояния Word

Строка состояния содержит информацию о положении текстового курсора в документе и о режиме работы редактора. Она всегда располагается в нижней строке окна Word и разделена на три зоны.

ЗАП	Запись макроса – последовательности процедур, описывающих часто повторяемые при работе с документом действия.
ИСПР	Включение маркировки исправлений – показывает, когда и кем были сделаны исправления в документе относительно предыдущей версии. Используется, если над документом работает несколько человек.
ВДЛ	Включение режима выделения фрагмента
ЗАМ	Включение режима замены символов
	Проверка орфографии

Включение / выключение каждого режима может быть осуществлено двойным щелчком левой кнопки мыши в области этого режима.

Наличие строки состояния управляется диалогом Параметры, который вызывается из меню Сервис командой Параметры.... Закладка Вид этого диалога содержит раздел "Окно" с параметром "строка состояния".

Рабочая область редактора

Вся остальная область окна Word называется рабочей областью. В ней размещаются окна документов, над которыми в данный момент работает пользователь.

Обзор меню

Строка меню Word появляется на экране сразу после загрузки редактора. Активация меню может производиться тремя способами:

1. Нажимают клавишу <Alt> и перемещаются по меню с помощью клавиш управления курсором (<Lt>,<Rt>, <Home> и <End>).
2. Нажимают одновременно клавишу <Alt>и горячую клавишу нужного пункта меню.
3. Указывают мышью нужный пункт меню и нажимают левую кнопку мыши.

Каждый пункт меню имеет всплывающее вертикальное подменю - список команд. Для входа в него в первом случае нажимают клавишу <Enter> или <Dn>, в остальных случаях список команд появляется автоматически при выборе пункта меню.

Если название команды заканчивается многоточием (...), при ее выборе появляется диалог настройки параметров этой команды.

Часть пунктов подменю может быть изображена приглушенным цветом. Такие пункты в данный момент недоступны.

Назначение и содержание пунктов меню.

1. Пункт Файл объединяет команды над файлами документов. Основные из них:

   Создать	Создает окно для нового документа
   Открыть...	Вызывает на экран созданный ранее документ, используя диалог Открытие документа
   Закрыть	Закрывает окно активного документа. При наличии изменений выдает диалог Сохранение документа
   Сохранить	Сохраняет сделанные исправления на диск в том же файле
   Сохранить как ...	Сохраняет сделанные исправления на диск в файле, указанном пользователем, вызывая диалог Сохранение документа
   Параметры страницы...	Настраивает поля страницы, ориентацию бумаги и другие параметры документа
   Печать ...	Производит печать всего активного документа или его части
   Выход	Осуществляет выход из редактора, сохраняя измененные документы.

2. Пункт Правка включает команды редактирования фрагментов документа:

   Отменить Повторить	Позволяют отменить ошибочно выполненные действия и, если нужно, восстановить сделанную отмену.
   Вырезать Копировать Вставить Очистить	Выполняют соответствующие действия над выделенными фрагментами документа.
   Выделить все	Выделяет весь документ.
   Найти … Заменить … Перейти …	С помощью диалога Найти и заменить производят поиск указанного фрагмента с заменой, если она задана. Область поиска можно уточнить в закладке Перейти.

3. Пункт Вид содержит команды, определяющие форму представления документа на экране, а также команды, управляющие видимостью элементов окна Word - строки состояния, панелей инструментов, линеек. Здесь же расположена команда, управляющая масштабом изображения текста на экране.
4. Пункт Вставка представляет команды, вставляющие в текст примечания, сноски, символы, объекты других приложений Windows и т.д.
5. Пункт Формат объединяет команды форматирования текстов. С их помощью можно менять:
   • вид, начертание и размер шрифта,
   • отступы текста относительно границ листа печати,
   • расстояние между строками,
   • абзацный отступ и другие характеристики документа.

6. Пункт Сервис объединяет разнообразные команды, позволяющие работать над изложением содержания документа. К ним относятся: подбор синонимов и антонимов, расстановка переносов, проверка орфографии, автокоррекция в процессе набора текста. Здесь же расположены команды записи макросов, настройки панелей и параметров Word.

7. Пункт Таблица помогает создать и отредактировать таблицу. Подробная информация по командам этого пункта дана в теме Таблицы.

8. Пункт Окно содержит всего несколько команд:

   Новое	Открывает новое пустое окно, дает ему имя Документ с уникальным номером и делает активным, т.е. доступным для набора и редактирования текста. Окно нового документа занимает всю рабочую область Word.
   Упорядочить все	Показывает одновременно все открытые документы, располагая их окна мозаикой в рабочей области редактора.
   Разделить	Разделяет активный документ на две самостоятельно прокручиваемые части. Это удобно при работе с длинными документами. Если активный документ уже разделен, команда Разделить заменяется командой Снять разделение

   После перечисленных команд находится список имен открытых документов. Выбор имени из этого списка переводит окно соответствующего документа на передний план и делает его активным.

9. Пункт ? - справки по системе Word. Здесь можно получить информацию о назначении пунктов меню редактора и кнопок панелей инструментов, о командах редактора, а также контекстные подсказки по текущим операциям над документом. Подробный разбор команд этого пункта меню смотри в следующем разделе.

Справочная система

Справочная система редактора оформлена в виде отдельной программы (приложения Windows) с собственным окном и меню, т.е. может быть вызвана из Windows самостоятельно.

При работе с редактором она вызывается из меню ? командой Справка по Microsoft Word, а также при нажатии на клавишу <F1> либо на кнопку панели инструментов Стандартная. В любом случае на экране появляется окно "Помощник" и связанная с ним всплывающая подсказка.

• Кнопка Советы представляет сведения, относящиеся к текущему режиму работы.
• Кнопка Параметры позволяет изменять параметры работы помощника.
• Кнопка Закрыть убирает с экрана всплывающую подсказку помощника.

Окно помощник остается на экране пока не будет нажата . Использование помощника удобная форма освоения Word. Кнопка полный список разделов справки вызывает на экран диалог Справочная система Microsoft Word.

• Закладка Содержание выдает полный список разделов помощи. Пользователь выбирает нужные раздел и тему и нажимает кнопку открыть для получения помощи.

• Закладка Указатель содержит расположенные в алфавитном порядке названия тем. Поиск ускоряется при наборе первых символов названия темы в поле Введите первые буквы … Выбрав нужную тему, нажимают кнопку Показать.

• Закладка Поиск вызывает мастера настройки поиска, который в диалоге меняет объем списка тем.

Следующая команда меню ? – Вызов справки – выдает на экране диалог Справочная система Microsoft Word, минуя вызов помощника.

Команда Что это такое? используется для вызова всплывающих подсказок о назначении элементов меню, кнопок на панели инструментов или в рабочей области экрана. При выборе этого пункта нужно щелкнуть левой клавишей мыши по нужному элементу. Для каждого нового элемента вызов команды повторяется. Поэтому ее удобней вызывать кнопкой или одновременным нажатием на клавиши <Shift>+<F1>.

Дополнительные возможности

Справка по элементам диалога. Для получения справки по элементам диалога используют кнопку , размещенную в заголовке окна диалога. Курсор мыши принимает вид стрелки со знаком вопроса, и теперь щелчок левой кнопкой мыши по элементу вызывает всплывающую справку.

Справка по пункту меню. При выборе команды меню в строке состояния редактора появляется краткое описание этой команды.

Совет дня – подсказка, которая выдается при каждом запуске Word. Ее текст случайным образом выбирается из набора советов. От этого вида помощи можно отказаться, запретив его запуск с помощью флажка в окне Совет дня. Для восстановления совета дня: вызывают Помощник, нажимают кнопку Параметры, на вкладке Параметры устанавливают соответствующий флажок.

Начало работы с документом

Как правило, для начала работы с документом достаточно загрузить Word. В нем сразу появится окно документа с белой рабочей областью, аналогичной чистому листу бумаги. Word автоматически присваивает ему имя Документ 1. Состояние окна документа (Развернутое или Восстановленное) совпадает с состоянием активного документа в момент закрытия редактора в предыдущем сеансе работы.

Окно, в состоянии Восстановленное имеет собственный заголовок с кнопкой системного меню, именем окна и кнопками свернуть, развернуть, закрыть.

В состоянии Развернутое заголовок не выдается, а его элементы располагаются следующим образом: кнопка системного меню оказывается перед пунктом Файл в строке меню Word, имя документа приписывается к названию Microsoft Word в заголовке редактора, кнопки управления состоянием окна документа размещаются в строке меню под аналогичными кнопками окна редактора

В поле документа в момент открытия стоит символ конца текста документа и мигающий вертикальный текстовый курсор. Курсор показывает, куда попадет набираемый на клавиатуре символ или где окажется левый верхний угол вставляемого рисунка или таблицы. Его можно передвигать по тексту клавишами управления курсором либо мышью, щелкнув левой кнопкой в нужной точке. Но сейчас положение курсора фиксировано символом конца текста, так как сам текст отсутствует.

Вторым способом пользуются при создании нового шаблона документа либо, если хотят в основу нового документа заложить шаблон отличный от Нормального. Подробнее о шаблонах можно узнать в теме Текст в разделах “Набор и форматирование текста” и “Структура документа”.

Повторное обращение к документу

Открыть созданный ранее документ можно разными способами:

1. Непосредственно из Windows, открыв папку, где хранится этот документ, и дважды щелкнув по его отображению.
2. Из редактора Word
• А - нажав кнопку на панели инструментов Стандартная;
• Б - выполнив команду Открыть пункта Файл из меню редактора;
• В - выбрав имя из списка имен последних отредактированных документов в пункте Файл.

Первый способ позволяет одновременно загрузить Word и открыть в нем окно выбранного документа. Новый документ при такой загрузке не создается.

Способы 2А и 2Б работают одинаково: они вызывают диалог Oткрытие документа.

В центральной рамке диалога прокручиваемый список файлов текущей папки. Ее имя указано в раскрывающемся меню папка над списком файлов.

Способ представления файлов в списке можно менять с помощью кнопок: - Мелкие значки, Таблица, Свойства и Просмотр, соответственно. При выборе кнопки Свойства в рамке списка выдаются свойства текущего документа: название, автор и т.д. Кнопка Просмотр осуществляет предварительный просмотр без открытия документа.

Распахивающиеся списки Имя файла, Тип файла и Дата изменения позволяют задать условия отбора файлов в список. В меню Текст/свойство можно задать шаблон имени файла для поиска. Когда настройка диалога закончена, остается указать найденный файл и нажать кнопку Открыть либо дважды щелкнуть по имени файла.

Способ 2в – выбор файла из списка имен последних отредактированных документов, обеспечивает быстрый доступ к файлу. Первым в списке стоит последний из отредактированных ранее документов. По умолчанию в списке четыре документа. Для изменения длинны списка вызывают диалог Параметры ( команда Параметры… пункта Сервис). Там в закладке Общие есть строка: “Помнить список из: […] Файлов”

Завершение работы с документом

Самый простой способ завершения работы – щелчок по в заголовке окна документа. Если перед закрытием в документе были сделаны изменения, на экране появится предупреждение.

Ответ Нет закрывает документ без сохранения: новый документ уничтожается, старый (созданный ранее) остается в прежнем виде.

Ответ Отмена возвращает нас в режим ввода и редактирования документа.

При ответе Да старый документ автоматически записывается с прежнем именем в папку, из которой его загрузили. Для нового документа вызывается диалог Cохранение, сходный с диалогом открытия.

В нем такая же рамка со списком файлов текущей папки. Над рамкой - распахивающееся меню Папка и кнопки настройки способа представления списка документов. Под списком документов - два распахивающихся списка: Имя файла и Тип файла, причем имя и тип уже предложены: это первые слова текста документа и тип " документ Word".

Порядок работы в диалоге:

1. Выбрать папку, в которой будет храниться документ, используя меню Папка
2. Изменить, если нужно, имя документа, набрав его в поле списка Имя файла или выбрав из распахивающегося списка.
3. Сохранить документ, нажав кнопку Сохранить.

Примечание: для защиты набранной информации от случайных сбоев компьютера рекомендуется время от времени сохранять информацию в процессе работы, либо включить режим автосохранения документа. Поскольку на каждое сохранение тратится время, обычно задается еще и режим быстрого сохранения; в котором при сохранении запоминаются только изменения в документе. Объем файла при этом заметно увеличивается. Чтобы не хранить на диске лишнюю информацию, при окончательном сохранении перед закрытием документа режим быстрого сохранения отключают.

Заключение

В заключение представим краткие инструкции по выполнению разобранных в теме операций, которые перечисляют порядок действий пользователя. Под действиями понимается: выбор пункта меню, команды, кнопки, изменение значения параметра и т.д.

1. Запуск Word
• [Пуск] Программы Microsoft Word.
• Двойной щелчок по иконке Microsoft Word на рабочем столе.
• Двойной щелчок по иконке Microsoft Word на панели MS OFFICE.
2. Выход из Word
   
3. Настройка элементов окна Word

Добавить/убрать панель инструментов:

• Сервис Настройка… Панели инструментов флажок у названия панели.
• Вид Панели инструментов флажок у названия панели.
• Щелчок правой клавишей мыши в области панелей флажок у названия панели.


Добавить кнопку на панель инструментов:

• Сервис Настройка… Команды выбрать название группы в списке Категории, перетащить значок команды в зону панели
Убрать кнопку с панели инструментов:

• Сервис Настройка… убрать (оттащить) значок команды из зоны панели.
Восстановить/убрать статус строку
• Сервис Параметры… Вид строка состояния
Восстановить/убрать подсказки о назначении инструментов Word

• Сервис Параметры… Вид всплывающие подсказки
4. Работа с документами

Создать документ:

• Файл Создать… Создание документа
• 
Открыть документ:

• Файл Открыть… Открытие документа
• 
Сохранить документ:

• Файл Сохранить как… Сохранение документа
• Файл Сохранить [Сохранение документа (для нового документа)]
• 
• при завершении работы: нажать , ответить Да на вопрос о сохранении.
Настройка режимов сохранения документа:
• Сервис Параметры… Сохранение документа быстрое сохранение документа
• Сервис Параметры… Сохранение документа автосохранение документа

Вопросы и упражнения

• щелкните правой кнопкой мыши в свободной точке рабочего стола,
• в появившемся контекстном меню выберите команду Создать, затем щелкните по уточнению "Папку",
• в зоне названия новой папки наберите Проба,
• войдите в папку двойным щелчком по ее иконке.

Вы увидите, что она пуста. Оставьте окно папки в состоянии "Восстановленное".
Теперь, в случае отсутствия на вашем рабочем столе ярлыка Word, вставьте его туда, перетащив строку Microsoft Word правой клавишей мыши из списка Программы, а после появления всплывающего меню, выбрав из него пункт Создать ярлык.

Упражнение 1.

• Загрузить Word, через кнопку Пуск Windows.
• Убрать все панели.
• Убрать статус строку.
• Закрыть Документ 1, используя в заголовке окна документа.
• Выйти из Word через окна редактора.

Упражнение 2.

• Загрузить Word с помощью иконки на рабочем столе Windows.
• Вызвать на экран панель Форматирование.
• Добавить в панель кнопки .
• В новом документе набрать A=C₁²+C₂⁴.
  Порядок набора: на клавиатуре набираем A = С, щелчком мыши включаем нижний индекс , набираем 1, включаем верхний индекс , набираем 2, щелчком мыши отключаем , набираем + С и т.д.
• Выйти из Word, сохранив документ в папке "Проба" с именем "Упражнение 2".

Упражнение 3.

• Открыть Word из папки "Проба" через документ "Упражнение 2"
• Вызвать на экран панель инструментов Форматирование.
• Используя кнопку По центру из панели Форматирование, перевести формулу A=C₁²+C₂⁴ на середину строки.
• Восстановить статус строку.
• Выйти из Word через меню Файл.