Работа с таблицами

WORD предлагает два способа работы с таблицами:

1. Создание пустой таблицы и ее последующее заполнение;
2. Преобразование в таблицу набранного ранее текста.

Создание пустой таблицы

Новая – пустая таблица может быть вставлена в любую точку документа. Достаточно поставить в эту точку текстовый курсор и выполнить команду Добавить таблицу... из меню Таблица. При выполнении команды на экране появляется диалог с полями ввода: Количество столбцов и Количество строк и распахивающимся списком Ширина столбца, а также кнопкой Автоформат.

На начальном этапе построения таблицы кнопкой Автоформат пользуются для таблиц с заранее известным количеством строк и столбцов. В остальных случаях тот же диалог вызывают командой Автоформат ... из меню Таблица на этапе форматирования, когда таблица уже заполнена.

Количество столбцов задается по нижней строке шапки таблицы, количество строк - таким образом, чтобы их оказалось хотя бы на одну больше, чем в шапке. Например, для таблицы вида

желательно задать 5 столбцов и не менее 4 строк. Ширину столбца пустой таблицы задавать не имеет смысла: по умолчанию лист будет разбит на заказанное количество равных по ширине столбцов, а отрегулировать ширину столбцов удобнее после заполнения таблицы.

Еще один способ создания пустой таблицы - использование кнопки вставить таблицу - из панели инструментов “Стандартная”. При нажатии на эту кнопку на экране появляется сетка таблицы, в которой с помощью мыши выделяют необходимое количество строк и столбцов. Использование кнопки удобно при вставке небольших таблиц.

Перемещение по ячейкам таблицы

Внутри каждой ячейки таблицы могут быть расположены любые тексты и вставлены объекты других приложений WINDOWS. WORD запрещает только вложение таблиц, т.е. размещение новой таблицы в ячейке уже существующей таблицы.

В пустой ячейке размещается только маркер конца ячейки . Такой же маркер стоит в конце каждой строки. При занесении текста в ячейку маркер сдвигается вправо и вниз. Если в тексте несколько абзацев, т.е. текст набирается с использованием <Enter>, в конце абзаца вставляется маркер <¶>. Приемы перемещения по тексту внутри ячейки не отличаются от аналогичных действий с обычным текстом.

Выделение элементов таблицы

Элементы таблицы выделяются вместе с расположенным в них текстом и объектами других приложений WINDOWS. Выделение можно производить:

1. С помощью клавиш управления курсором совместно с клавишей <Shift> - аналогично выделениям в обычном тексте.
2. Через меню Таблицы с помощью команд Выделить строку, Выделить столбец, Выделить таблицу. Команды выделения доступны, когда текстовый курсор находится внутри таблицы, и выполняются для элемента, в котором он расположен.
3. С использованием мыши:

Расширение зоны выделения для любых элементов таблицы производится одинаково:

• выделяется первый элемент
• выполняется протаскивание курсора на нужное количество элементов

Протаскивание курсора в обратном направлении при условии, что оно не прерывалось, сужает зону выделения.

Манипуляции с текстом

Редактирование текста внутри элементов таблицы ничем не отличается от редактирования обычного текста.

Удаление текста. Чтобы удалить текст из ячейки, столбца, строки или более сложного набора элементов таблицы, выделяют эти элементы и нажимают клавишу <Delete>: текст из элементов удаляется, сами элементы остаются, выделение снимается.

Копирование. Чтобы скопировать фрагмент текста ячейки, его выделяют и копируют, используя буфер обмена, либо нажимают клавишу <Ctrl> и, не отпуская ее, перетаскивают фрагмент мышью.

Внимание!

1. Нельзя за один раз скопировать содержимое нескольких ячеек в одну ячейку.

2. Если выделить все содержимое ячейки, включая маркер , оба способа - перетаскивание и копирование через буфер обмена, приводят к одному результату - переносу содержимого выделенной ячейки в новую. При этом исходная ячейка очищается, а содержимое новой полностью заменяется.

Выравнивание строк текста по ширине ячейки задается сразу для всех выделенных элементов таблицы либо, при отсутствии выделения, для абзаца, в котором находится текстовой курсор, с помощью соответствующих кнопок панели Форматирование.

Правую и левую границы текста можно перемещать для выделенного столбца, для выделенной ячейки, для текущего абзаца ячейки. Изменение границ производится с помощью горизонтальной линейки

смотри "Форматирование абзаца" в разделе "Форматирование" темы ТЕКСТ

, которая при работе с таблицей разбивается на зоны по количеству столбцов в таблице. В каждой зоне располагаются свои ползунки для установки отступов текста:

• Отступ первой строки абзаца,
• Отступ слева - перемещение левой границы текста,
• Отступ справа - перемещение правой границы текста.

В каждый момент времени пользователю доступны только ползунки текущего столбца.

Приведенная на рисунке линейка содержит зоны для трех столбцов; в зоне первого столбца доступны треугольные ползунки установки отступов текста, в этом столбце находится текстовый курсор. Зоны разделены прямоугольными ползунками, передвижение которых перемещает линии разделения столбцов либо отдельных (выделенных) ячеек.

Выравнивание текста по высоте ячейки. Если текст занимает по высоте лишь часть ячейки, с помощью кнопок панели инструментов “Таблицы и границы” можно выровнять его по высоте: на середину ячейки , к верхней границе ячейки , к нижней границе ячейки . Подлежащие выравниванию ячейки должны быть предварительно выделены. Пример 1 - оформление заголовка таблицы.

Пусть таблица имеет вид: Для оформления выделяем все ячейки заголовка, нажимаем кнопки и , задаем толщину линии в два раза больше исходной, вызываем и изменяем превратившимся в карандаш курсором обрамление заголовка и всей таблицы: Если таблица не умещается на экране, толщину рамки меняем не карандашом, а с помощью инструмента , который имеется в панелях "Форматирование" и "Таблицы и границы"

Изменение интервала между символами используют, чтобы растянуть короткий текст по ширине ячейки. Для этого с помощью команды Шрифт из меню Формат вызывают диалог Шрифт, в нем открывают закладку Интервал, в поле Интервал указывают его новое значение. Пример 2 - растягивание текста при оформлении итоговой строки таблицы

Редактирование таблиц

Под редактированием таблиц подразумевается добавление и удаление строк, столбцов или отдельных ячеек, разбиение всей таблицы по горизонтали. Любую из этих операций можно производить с помощью команд из меню Таблица либо с помощью кнопок из панели инструментов Таблицы и границы. При отсутствии панели на экране вызываем ее, используя меню Вид.

Добавление строк. Простейшая операция – добавить новую пустую строку в конец таблицы, выполняется нажатием кнопки <Tab> в момент, когда текстовый курсор стоит перед маркером последней ячейки. Добавление строки над текущей производят, выполнив команду Добавить строки из меню Таблица или нажав кнопку , которая появляется на панели инструментов Стандартная, когда текстовый курсор расположен в зоне таблицы.

Добавление нескольких строк производится тем же методом, но предварительно выделяется столько строк, сколько должно быть вставлено. Выделение начинают со строки, над которой собираются произвести вставку, и ведут вниз.

Добавление столбцов. Один столбец вставляется слева от текущего с помощью кнопки . При выполнении этой операции в таблице появляется новый (выделенный) столбец, а на панели инструментов Стандартная кнопка заменяется кнопкой . Операцию вставки столбца можно производить и через меню, но для этого текущий столбец необходимо выделить. При выделении столбца команды Добавить строки и Удалить строки в меню Таблица заменяются командами Добавить столбцы и Удалить столбцы. Для добавления нескольких столбцов выделяют мышью нужное количество столбцов, начиная с того, перед которым должна произойти вставка.

При добавлении новых столбцов остальные сдвигаются вправо и могут выйти за границы листа. Чтобы этого не случилось, рекомендуется вместо вставки новых столбцов производить разбиение уже существующих. Разбиение небольших таблиц удобно производить с помощью из панели инструментов Таблицы и границы. Если ячейки столбца к моменту разбиения были заполнены, их содержимое окажется слева от линии разделения. При необходимости текст переносят вправо, выделяя нужный фрагмент и перетаскивая его с помощью мыши в созданную ячейку.

Пусть нужно отредактировать таблицу 1, приведя ее к виду 2. Таблица 1 Преобразование Таблица 2 Преобразование: из панели инструментов Таблицы и границы выбираем и стираем отрезки aa, bb, dd; выбираем и проводим cc. Обратите внимание: конфигурация элементов 1,2,3 получена разбиением части второй строки исходной таблицы; аналогичная ей конфигурация 4,5,6-объединением ячеек первого столбца.

Для больших таблиц эти операции выполняют с помощью команд Объединить ячейки и Разбить ячейки... меню Таблица (подробнее о разбиении),

Команда Разбить ячейки... открывает диалог, в котором нужно снять флажок "Объединить перед разбиением" и нажать "OK"

однако в отличие от работы с “карандашом” и “ластиком” при использовании команд объединяемые/разбиваемые ячейки должны быть выделены. Аналогично действуют соответствующие командам кнопки – , панели инструментов Таблицы и границы.

Удаление и вставка отдельных ячеек производятся с помощью команд Добавить ячейки… и Удалить ячейки... Команда Добавить ячейки… появляется в меню Таблица после выделения ячеек, перед которыми предстоит вставить новые, вместо команды Добавить строки. Обе операции вызывают сдвиг ячеек исходной таблицы (подробнее).

	Перед вставкой необходимо выделить ячейки, которые будут сдвинуты. Количество вставляемых ячеек определяется количеством выделенных, направление сдвига выделенных ячеек задается в диалоге, который появляется при выполнении команды
	Для удаления одной ячейки достаточно установить в нее курсор; несколько ячеек нужно сначала выделить. При выполнении команды в диалоге задают направление сдвига ячеек. После удаления ячеек со сдвигом влево или добавления со сдвигом вправо вид таблицы нарушается. Для восстановления исходного вида передвигают границы столбцов.

Перемещение границ производят мышью:

• выделяют ячейки, ширину которых нужно изменить;
• захватывают мышью границу;
• перетаскивают границу, не отпуская кнопку мыши.

Разбивка таблицы производится, если таблица не умещается на листе бумаги, и мы хотим сами указать начало новой части таблицы.

Порядок работы:

• в строку начала новой части устанавливают текстовый курсор;
• выполняют команду Разбить таблицу из меню Таблица.

Повторение заголовка. Для повторения первой строки – заголовка таблицы, при переходе на следующую страницу используют команду Заголовки меню Таблица.

Форматирование таблиц

При вызове команды на экране появляется диалог, позволяющий:

• подобрать подходящий формат таблицы из списка форматов;
• для выбранного формата применить или отключить оформление границ, цвет и заливку, шрифт (написание и цвет);
• применить специальный формат к заголовкам строк, первому столбцу, последней строке, последнему столбцу;
• включить автоматическое изменение размеров таблицы в зависимости от объема содержащегося в ней текста.

Характер изменений при включении перечисленных опций определяется выбранным форматом и отображается в рамке Образец.

Элементы выбранного формата, которые не удовлетворяют пользователя, можно изменить вручную. С этой целью используют команду Границы и заливка меню Формат либо многочисленные кнопки панели инструментов “Таблицы и границы”. Выполнение команды Границы и заливка вызывает на экран одноименный диалог с тремя закладками. Закладка Страница” позволяет изменить: внешний вид первой страницы документа, всех страниц, всех страниц кроме первой. Для выбранной части документа можно задать рамку страницы: нет рамки, рисунок, линия. Если выбрана линия, для нее можно указать начертание (например, пунктир), цвет, толщину и оформление: просто линия, линия с тенью, объемная линия.

Аналогичные действия можно произвести для выделенной части таблицы, открыв закладку Граница.

Закладка Заливка позволяет задать для выделенной части документа или таблицы цвет и узор фона.

Перечисленные в диалоге действия для таблиц дублируют инструменты: цвет заливки , цвет границы , границы , тип линии , толщина линии . Щелчок по стрелке, расположенной рядом с каждым инструментом, распахивает меню для выбора значения соответствующего параметра.

Сортировка таблиц

Сортировка производится для выделенного столбца с помощью команды Сортировка… из меню Таблица. В диалоге, появляющемся при выполнении команды, задают: закон сортировки (по убыванию или по возрастанию значений данных столбца), а также тип данных (строки текста, числа, даты) и другие параметры сортировки. WORD переставляет строки таблицы в соответствии с указанным законом. Эту команду можно использовать и для сортировки маркированных списков.

Правила сортировки:

• Сортировка текста может быть проведена по алфавиту, номерам или датам по возрастанию (от «А» до «Я» или от нуля до 9) или по убыванию (от «Я» до «А» или от 9 до нуля).

• Для разделения сортируемых элементов списка используется символ конца абзаца.

• При сортировке первыми располагаются элементы, начинающиеся со знаков препинания или специальных символов (например: !, №, $, %, &); затем - элементы, начинающиеся с цифр; и, наконец, элементы, начинающиеся с букв. Даты рассматриваются как числа, состоящие из трех цифр.

• При сортировке по номерам все символы, кроме цифр, игнорируются. При этом цифры могут находиться в любом месте абзаца.

• При сортировке по дате допустимыми разделителями компонентов даты считаются символы [ / , . :]. Все сомнительные элементы помещаются в начало или в конец списка (в зависимости от выбранного порядка сортировки).

• Если два или более элементов начинаются с одной и той же буквы, их расположение определяется следующими буквами.

• При сортировке значений полей, если целое поле (например, фамилия) совпадает у двух элементов, сортировка происходит по последующим полям (например, по имени) так, как указывают параметры сортировки.

Преобразования текст-таблица и таблица-текст

Преобразование текста в таблицу

WORD позволяет преобразовывать в таблицу текст, набранный ранее или созданный в другом редакторе. Порядок действий по преобразованию текста в таблицу:

• В каждой строке отметить границы ячеек каким-либо символом - разделителем. Разделитель выбирается таким образом, чтобы он не использовался в тексте. В качестве разделителя по умолчанию используется <Tab>. Количество ячеек в строках должно совпадать.
• Выделить строки будущей таблицы.
• Выполнить команду Преобразовать в таблицу… из меню Таблица
• Удостовериться в правильности простановки разделителей: в появившемся диалоге число столбцов должно совпадать с тем, которое было задано при разбиении.
• Если в качестве разделителя выбран символ, отличный от <Tab>, указать этот символ в рамке Разделитель.
• При желании - подобрать формат будущей таблицы, нажав кнопку Автоформат...
• Нажать кнопку "ОК".