Орфография в Word

Проверка правописания

Общие сведения. Microsoft Word позволяет проверить правописание одного конкретного слова, выделенного фрагмента или всего документа. Правописание проверяют программы Орфография и Грамматика, вызов которых осуществляет кнопка панели инструментов Стандартная.

Существуют два способа проверки правописания:

• Автоматическая проверка текста по мере ввода с пометкой возможных орфографических и грамматических ошибок.
• Проверка набранного ранее текста по команде Правописание.

Для настройки Word на автоматическую проверку правописания.

1. Выберите команду Параметры... в меню Сервис, а затем - вкладку Правописание диалога Параметры.

2. Установите флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику . Если какой либо из флажков недоступен, необходимо установить программу проверки орфографии или грамматики.
3. Снимите флажки Не выделять слова с ошибками для орфографии и для грамматики.
4. Нажмите кнопку OK диалога Параметры.

При работе в режиме автоматической проверки Word по мере ввода текста подчеркивает возможные орфографические ошибки красной волнистой линией, а грамматические ошибки - зеленой волнистой линией.

Чтобы исправить ошибку, подведите указатель мыши к слову, подчеркнутому волнистой линией, и нажмите правую кнопку мыши, а затем выберите правильный вариант написания в появившемся контекстном меню либо исправьте ошибку непосредственно в тексте. Чтобы воспользоваться дополнительными возможностями, выберите в контекстном меню пункт Орфография или Грамматика (имя пункта зависит от типа ошибки).

Советы:

• Для быстрого перехода к следующей ошибке дважды щелкните мышью значок в строке состояния.
• Если волнистое подчеркивание мешает работе с документом, можно до начала работы над документом отменить отображение этих линий. Для отмены откройте вкладку Правописание диалога Параметры, установите флажки Не выделять слова с ошибками для грамматики и для орфографии, нажмите кнопку ОК диалога Параметры.

Проверка правописания готового документа. Перед началом набора текста настройте Word:

1. Выберите команду Параметры... в меню Сервис, а затем — вкладку Правописание диалога Параметры.

2. Установите флажки Также проверять орфографию и Статистика удобочитаемости. Если какой либо из флажков недоступен, необходимо установить программу проверки орфографии или грамматики
3. Нажмите кнопку OK диалога Параметры.

После завершения набора нажмите кнопку . При обнаружении возможной ошибки Word выдаст на экран диалоговое окно Правописание.

Автозамена

Режим автозамены служит для автоматического исправления типичных ошибок и опечаток.

Автозамена позволяет производить:

• Автоматическое исправление часто встречающихся орфографических, грамматических ошибок и опечаток при вводе текста. Например, введенное слово "ачс" будет автоматически исправлено на "час".
• Автоматическую вставку символов, например, ©.
• Автоматическую вставку текста и рисунков, например названия и логотипа фирмы.

Для настройки параметров автозамены выберите команду Автозамена… в меню Сервис и откройте вкладку Автозамена. Параметры вкладки.

1. Выберите команду Автозамена… в меню Сервис.
2. Нажмите кнопку Исключения…на вкладке Автозамена, чтобы открыть диалог Исключения при автозамене.
3. Для запрещения автоматического преобразования в прописную первой буквы любого слова, следующего за сокращением, выберите вкладку Первая буква этого диалога, а затем введите сокращение (включая завершающую точку) в поле Не заменять прописной буквой после. Чтобы запретить автоматическое исправление слова, начинающегося с двух прописных букв, выберите вкладку ДВе Прописные, а затем введите это слово в поле Не заменять.



4. Нажмите кнопку Добавить.

Если при вводе текста происходят ненужные автоматические замены, нажмите клавишу <Backspace> и введите нужный текст поверх автоматически исправленного. Слово будет автоматически добавлено в список исключений.

Для автоматического добавления исключений в список автозамены установите флажок Автоматически добавлять слова в список в диалоговом окне Исключения при автозамене.

Для выхода из диалога нажмите кнопку Закрыть.

Обновление списка автозамен. Для добавления новых строк в список:

1. Выберите команду Автозамена… в меню Сервис.
2. Установите флажок Заменять при вводе.
3. В поле заменить введите слово или словосочетание, в котором часто встречается опечатка, например, введите "прецендент".
4. В поле на введите правильное написание этого слова, например, введите "прецедент".
5. Нажмите ставшую доступной кнопку Добавить.

При вводе любого слова из первого столбца (например, прецендент) и пробела или любого другого знака препинания оно автоматически заменяется правильным написанием, указанным во втором столбце (например, прецедент).

Для удаления строк из списка выберите ставшую ненужной строку и нажмите кнопку Удалить.

1. Запустите проверку нажатием кнопки
2. При обнаружении часто встречающейся опечатки или ошибки выберите правильный вариант из списка предложенных вариантов написания.
3. Чтобы добавить обнаруженную опечатку и правильный вариант написания в список автоматически исправляемых слов, нажмите кнопку Автозамена в окне Правописание.

Еще проще добавить элемент в список автозамены в режиме автоматической проверки орфографии: щелкните правой кнопкой мыши слово, подчеркнутое красной волнистой линией, и выберите в контекстном меню команду Автозамена, а затем - правильный вариант написания. Если для выделенного слова отсутствуют варианты правильного написания, команда Автозамена не появится в контекстном меню.

Настройка параметров проверки правописания

Настройка параметров проверки правописания позволяет добиться оптимального соотношения между строгостью и скоростью проверки, а также позволяет подключить специальные словари. Например, при необходимости проверки орфографии в тексте с техническими терминами или иностранными словами, которые не распознаются программой проверки орфографии, используйте вспомогательные или дополнительные словари. Чтобы задать предпочтительный вариант правописания отдельных слов, можно воспользоваться словарем исключений.

Изменение параметров проверки грамматики

Существует возможность указать набор грамматических и стилистических правил, который следует использовать при проверке правописания документа. При этом можно выбрать один из встроенных наборов и при необходимости изменить.

Настройка встроенных наборов грамматических и стилистических правил осуществляется путем добавления и исключения определенных правил. Кроме того, допускается создавать пользовательские наборы грамматических и стилистических правил.

1. Выберите команду Параметры... в меню Сервис, а затем — вкладку Правописание диалога Параметры.

2. Нажмите кнопку Настройка для вызова диалога Настройка грамматической проверки:



3. В появившемся диалоге из списка Используемый набор правил выберите:
• подходящий, чтобы заменить на него существующий набор грамматических и стилистических правил.
• "По выбору пользователя", чтобы создать новый набор грамматических и стилистических правил.
4. Выберите параметр Грамматика или Стиль для изменения группы правил.
5. Установите флажки, соответствующие правилам, которые следует использовать.

Чтобы восстановить исходный набор грамматических и стилистических правил, нажмите кнопку Начальная установка.

Словари

Редактор WORD использует три вида словарей: стандартный, исключений и специальный.

Стандартный словарь

Стандартный словарь - словарь, всегда подключенный к WORD. Он хранится в файле с именем MSSP2_**.LEX, где символы ** - шифр страны (язык словаря). Например, MSSP2_RU.LEX - словарь русского языка, MSSP2_AM.LEX - английского языка в американском варианте.

Чтобы задать язык, а, следовательно, и словарь для использования по умолчанию, выполняют команду Язык из меню Сервис, затем - Выбрать язык… и в открывшемся диалоге указывают нужный язык. Для выбранного языка нажимают кнопку По умолчанию…; в открывшемся диалоге подтверждают выбор языка по умолчанию.

Для ускорения проверки правописания можно запретить программе Word проверку специальных текстов, например, названий программ или текстов на иностранном языке:

1. Выделите текст, для которого не требуется проверка правописания.
2. Выберите команду Язык в меню Сервис, а затем - команду Выбрать язык...
3. Перейдите к началу списка Пометить выделенный текст как и выберите в нем строку (без проверки).

Словарь исключений

Словарь исключений содержит слова, которые стандартный словарь распознает как правильные, но пользователь часто набирает их вместо другого правильного слова. Например, вместо "кто" часто набирают "кот". Именно для такого рода опечаток и создан словарь исключений.

Для задания предпочтительного варианта написания слова (например, "пора" вместо "пара"), внесите нежелательный вариант написания в словарь исключений. При следующей проверке орфографии, вам будет предложено заменить это слово правильным вариантом.

1. Нажмите кнопку Создать - .
2. Введите слова, которые должны быть внесены в словарь исключений. После каждого слова нажимайте клавишу <Enter>.
3. В меню Файл выберите команду Сохранить как… Словарь исключений помещают в ту же папку, что и основной словарь. Обычно это папка C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Proof или C:\Windows\Msapps\Proof.
4. Из списка Тип файла выберите Только текст.
5. В поле Имя файла введите имя словаря исключений. Имя файла словаря исключений должно совпадать с именем основного словаря того языка, для которого создается словарь исключений, и иметь расширение “.exc”. Например, имя файла русского словаря - Mssp2_ru.lex, словарь исключений должен называться Mssp2_ru.lex.
6. Нажмите кнопку Сохранить - .

После закрытия файла словаря он может быть использован при очередной проверке орфографии.

Вспомогательный и дополнительные словари

При проверке орфографии могут использоваться словари иностранных слов и специальных терминов: медицинских, математических и т. п. Чтобы использовать словарь иностранных слов, следует указать, в какой части документа содержится текст на данном иностранном языке.

Готовые дополнительные словари можно приобрети через филиалы фирмы Microsoft.

Чтобы использовать дополнительный словарь при проверке орфографии, его нужно установить и активизировать:

1. Установите необходимый дополнительный словарь.
2. Выберите команду Параметры... в меню Сервис, а затем — вкладку Правописание диалога Параметры.

3. В списке Тип словаря выберите Обычный, чтобы активизировать словарь иностранных слов, или укажите другой дополнительный словарь, который должен быть активизирован. (Если дополнительные словари не были установлены, список Тип словаря не отображается).

При следующей проверке орфографии Word будет пользоваться активным дополнительным словарем.

Создание вспомогательного словаря

1. Выберите команду Параметры... в меню Сервис, а затем — вкладку Правописание диалога Параметры.

2. Нажмите кнопку Словари.
3. Нажмите кнопку Создать…
4. В поле Имя файла открывшегося диалога Вспомогательные словари введите имя файла для вспомогательного словаря.
5. Нажмите кнопку Сохранить.

В списке вспомогательных словарей появится новое имя. Чтобы получить возможность использовать вспомогательный словарь, установите соответствующий ему флажок в диалоговом окне Вспомогательные словари.

Подключение существующего вспомогательного словаря

Список доступных вспомогательных словарей, находящихся в вашей папке проверки правописания, обычно расположенной в C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Proof или C:\Windows\Msapps\Proof, можно просмотреть в диалоговом окне Вспомогательные словари. Чтобы иметь возможность пользоваться словарями, расположенными в других папках, следует добавить их к списку словарей в этом диалоговом окне:

1. Выберите команду Параметры... в меню Сервис, а затем — вкладку Правописание диалога Параметры.

2. Нажмите кнопку Словари…
3. При отсутствии нужного словаря в списке Вспомогательные словари нажмите кнопку Добавить…
4. Задайте имя требуемого вспомогательного словаря в поле Имя файла открывшегося диалога Вспомогательные словари.

Чтобы использовать вспомогательный словарь при проверке орфографии, его следует активизировать. Одновременно может быть активно до 10 вспомогательных словарей.

1. Выберите команду Параметры... в меню Сервис, а затем — вкладку Правописание диалога Параметры.

2. Нажмите кнопку Словари…
3. Если нужного словаря нет в списке вспомогательных словарей, добавьте словарь в список.
4. Установите флажок, соответствующий словарю, который требуется активизировать, в списке Вспомогательные словари.

При очередной проверке орфографии Word будет пользоваться всеми активными вспомогательными словарями.

Добавление, изменение и удаление слов во вспомогательный словарь можно выполнять непосредственно в файле вспомогательного словаря либо при проверке орфографии.

1. Выберите команду Параметры... в меню Сервис, а затем — вкладку Правописание диалога Параметры.

2. Нажмите кнопку Словари…
3. Выберите словарь, в который требуется внести изменения. Убедитесь в том, что флажок, соответствующий этому словарю, установлен.
4. Нажмите кнопку Изменить.
5. Добавьте, удалите или измените слова словаря. После ввода каждого нового слова нажимайте клавишу < Enter>, чтобы оно располагалось в отдельной строке.
6. После того как все изменения будут внесены, сохраните их с помощью кнопки Сохранить - .

После закрытия файла словаря он может быть использован при очередной проверке орфографии.

Внимание! Во время изменения вспомогательного словаря Word отключает автоматическую проверку правописания. После закрытия файла словаря автоматическую проверку правописания можно снова подключить.

Если после нажатия на кнопку Правописание (F7) программа обнаружила характерную ошибку:

1. Убедитесь в том, что слово, выделенное в поле Нет в словаре, действительно должно быть добавлено в активный вспомогательный словарь.
2. Нажмите кнопку Добавить.

При автоматической проверке орфографии имеется более быстрый способ добавления слов во вспомогательный словарь:

1. Укажите с помощью правой кнопки мыши слово, подчеркнутое красной волнистой линией.
2. Выберите команду Добавить в появившемся контекстном меню.

Добавление новых слов производится в текущий вспомогательный словарь, чтобы добавить слово в другой вспомогательный словарь:

1. Нажмите кнопку Параметры... в диалоговом окне Правописание либо, выбрав команду Параметры... в меню Сервис, перейдите на вкладку Правописание диалога Параметры
2. Выберите словарь в списке Вспомогательные словари. Если требуемого словаря нет в списке, его следует активизировать.

1. Выберите команду Параметры... в меню Сервис, а затем — вкладку Правописание диалога Параметры.

2. Нажмите кнопку Словари.
3. Выберите удаляемый словарь.
4. Нажмите кнопку Удалить.

Word удаляет словарь из списка вспомогательных словарей, однако на диске файл словаря остается.

Подбор синонимов и антонимов

Программа Тезаурус предлагает варианты замены часто повторяемых в документе слов, что помогает сделать язык документа более ярким и выразительным. Для получения списка синонимов:

1. Выделите или введите слово, для которого требуется найти синоним.
2. Выберите команду Язык в меню Сервис, а затем — команду Тезаурус…



Опции диалога Тезаурус.

Поля Синонимы для: указывает слово, для которого подбирается синоним. Оно заполняется автоматически, если при вызове программы в тексте выделить слово, например, "команда" либо набирается с клавиатуры. Значения: содержит список значений указанного слова; что позволяет выбрать значение, которое лучше всего соответствует контексту. Если в словаре отсутствуют синонимы, на этом месте отображается список слов, близких по написанию Замена синонимом, Замена антонимом, Замена связанным словом: поле со списком, название которого выбором из поля Значения .Поле содержит список синонимов или антонимов или связанных слов для выбранного значения исходного слова. Если перед выбором команды Тезаурус…ничего не было выделено, название поля заменяется на Вставить. В этом поле набирают исходное слово и щелкают по кнопке Поиск. Кнопки Заменить: заменяет выделенное в тексте слово указанным синонимом. Поиск заполняет списки Значения и Замена синонимом для слова, введенного с клавиатуры в поле Синонимы для или в поле Вставить. Вернуть восстанавливает последнее слово, загруженное в тезаурус, а также его значения и синонимы Отмена закрывает диалог без сохранения внесенных изменений. Для сохранения изменений используют кнопку

3. Из поля-списка Значения выберите подходящее значение слова
4. Из списка, расположенного под полем Замена синонимом выберите синоним
5. Закончите диалог, нажав кнопку Заменить. Если вы передумали осуществлять замену или не нашли подходящего синонима, нажмите кнопку Отмена.

Выделив в тексте слово "большой", запустили программу Тезаурус. Подбираем синонимы для этого слова в значении "большущий" - рис. А, подбираем антонимы - рис. Б.

рис. А	рис. Б

Запустили программу Тезаурус, не выделяя слов, чтобы подобрать синонимы к слову "привет".

После набора этого слова в поле Вставить нажали кнопку Поиск.

Слово "привет" переместилось в поле Поиск, которое получило теперь имя Синонимы для. Подбираем подходящее приветствие.

Автотекст

Автотекст наряду с автозаменой применяют для хранения текста и рисунков, которые могут понадобиться в дальнейшем: наименований изделий, специальных символов, эмблем организаций, должным образом отформатированных таблиц и т. п. Использование элементов списка автотекста ускоряют создание документов. Например, написание письма можно существенно ускорить за счет использования готовых фрагментов: приветствия, прощания, обратного адреса и т. п.

В то время как вставка элементов, включенных в список автозамены, осуществляется автоматически при вводе текста, для вставки элемента автотекста его необходимо выбрать из списка автотекстов.

Создание элемента списка автотекста

При создании элемента списка автотекста автоматически устанавливается связь между ним и стилем абзаца, используемым для оформления сохраненного в нем текста или рисунка. При вставке элемента автотекста в документ пользователю предлагается выбор из списка элементов, соответствующих стилю, используемому для оформления вводимого текста.

Для добавления элемента в список автотекста:

1. Выделите текст или рисунок, который следует сохранить в виде элемента списка автотекста. Чтобы сохранить элемент вместе с форматированием абзаца, включите символ абзаца ( ¶ ) в выделенный фрагмент.
2. Выберите команду Автотекст в меню Вставка, а затем - команду Создать… для вызова окна Создание элемента автотекста :



3. Примите имя элемента списка автотекста, предложенное по умолчанию, или введите другое имя.

Примечание. По умолчанию элементы списка автотекста сохраняются в шаблон Обычный и доступны для всех документов. Чтобы элемент списка автотекста был доступен только определенным документам, укажите шаблон, в котором его следует сохранить:

1. Выделите текст или рисунок, который следует сохранить в виде элемента списка автотекста.
2. Выберите команду Автотекст в меню Вставка, а затем — команду Автотекст…
3. В появившемся диалоге Автозамена выберите вкладку Автотекст



4. Выберите имя нужного шаблона из списка Шаблоны.
5. В поле Имя элемента введите имя элемента автотекста.
6. Нажмите кнопку Добавить.

В стандартный список автозамены включено большинство наиболее часто используемых символов. Например, введите (c) для автоматической вставки символа ©. Существует возможность дополнить список символов - элементов автозамены. Для этого выберите команду Символ… в меню Вставка, выделите нужный символ, нажмите кнопку Автозамена, а затем сохраните элемент списка автозамены, как обычно.

Вставка элемента из списка Автотекст

Для вставки элемента из списка Автотекст в документ можно использовать:

• вкладку Автотекст диалога Автозамена,
• кнопку Все элементы панели инструментов Автотекст,
• автоматическое заполнение.

Использование вкладки Автотекст:

1. установите курсор туда, куда следует вставить элемент списка автотекста,
2. выберите команду Автотекст в меню Вставка.
• Чтобы увидеть полный список элементов автотекста, при выборе команды Автотекст удерживайте нажатой клавишу SHIFT.
• Если подменю содержит список стилей абзацев (Обычный, Приветствие и т. п.), выберите стиль, связанный с нужным элементом автотекста.

3. Выберите имя нужного элемента списка автотекста.

Использование панели инструментов Автотекст:

1. Нажмите кнопку Все элементы
2. В открывшемся списке подберите характер вставки, например, Приветствие
3. Щелкните по подходящему приветствию.

Использование автоматического заполнения требует предварительной настройки:

1. Выберите команду Автотекст в меню Вставка, а затем — команду Автотекст…, вызывающую диалог Автотекст.
2. Установите флажок Автозаполнение для автотекста и дат и нажмите кнопку OK.

Теперь при вводе в документ нескольких первых символов имени элемента автотекста вам будет предлагаться соответствующий элемент списка автотекста. Чтобы принять предложенный элемент, нажмите клавишу <Enter> или <F3>. В противном случае продолжите ввод.

Копилка

Существует возможность перенесения нескольких объектов из разных частей одного или нескольких документов и вставки их единой группой в другое место документа с помощью копилки. Копилка накапливает объекты в виде элементов автотекста, так что их можно использовать для вставки неоднократно.

Для просмотра содержимого копилки:

1. Выберите команду Автотекст в меню Вставка, а затем - команду Автотекст… для вызова диалога Автозамена с закладкой Автотекст.
2. Из списка элементов автотекста выберите "Копилка" (при отсутствии такого элемента добавьте его в список). Содержимое копилки появится в поле Образец.

Для изменения набора объектов в копилке необходимо ее предварительно очистить.

1. Выделите текст или рисунок, который следует поместить в копилку, а затем нажмите клавиши CTRL+F3.Повторите этот шаг для каждого объекта, который следует поместить в копилку.
2. Установите курсор туда, куда следует вставить содержимое копилки.
3. Для вставки содержимого копилки с ее одновременной очисткой нажмите клавиши CTRL+SHIFT+F3.

Для вставки содержимого копилки без ее очистки, выберите команду Автотекст в меню Вставка, а затем — команду Автотекст, после чего из списка элементов автотекста выберите "Копилка", а затем нажмите кнопку Вставить.

Удаление элемента списка автозамены

1. Выберите команду Автозамена в меню Сервис, в появившемся диалоге откройте вкладку Автотекст.

2. В списке авто текстов выделите элемент, который следует удалить.
3. Нажмите кнопку Удалить.

Переносы

По умолчанию WORD автоматически переходит на новую строку, если набираемое слово не умещается на текущей. Чтобы включить разбиение слов на слоги:

1. Из меню Сервис выполняют команду Язык, и в появившемся меню - команду Расстановка переносов… для вызова одноименного диалога



2. В диалоге Расстановка переносов включают опцию Автоматическая расстановка переносов
3. При желании изменяют ширину зоны переноса и максимальное число последовательных переносов
4. Нажимают кнопку OK

Если выполненный автоматически перенос не устраивает:

1. В тексте документа выделяют ошибочно перенесенное слово
2. Вызывают диалог Расстановка переносов и нажимают в нем кнопку Принудительно…



3. В появившемся диалоге щелкают курсором по нужному дефису в поле Вариант, например, после слога "ста" в слове "расстановка" и нажимают кнопку Да.

Отображение статистики удобочитаемости

Когда проверка правописания запущена кнопкой - , по окончании проверки на экран выдается статистика удобочитаемости.

Настройка на отображение статистики удобочитаемости:

1. Выберите команду Параметры... в меню Сервис, а затем — вкладку Правописание диалога Параметры.
2. Установите флажок Также проверять орфографию.
3. Установите флажок Статистика удобочитаемости, а затем нажмите кнопку OK.

После завершения проверки правописания на экране появятся сведения об удобочитаемости документа.

Показатели легкости чтения характеризуют проверенный текст с точки зрения того, насколько легко читается текст и насколько должен быть подготовлен читатель для его прочтения.

Заключение

Вопросы и упражнения