Приемы оформления текста

Рекомендации по оформлению документов

Текстовое оформление документа должно соответствовать его содержанию. При подготовке научных статей, учебных пособий и разнообразных отчетов рекомендуется:

• Для основного текста назначать шрифт с засечками, например, New Times Roman размером 9-12 пт обычного начертания.
• Для заголовков и подзаголовков выбирать рубленый шрифт типа Arial, начертание полужирное. Размер шрифта назначать в зависимости от уровня заголовка. Например, при размере шрифта основного текста 10 пт по умолчанию заголовок первого уровня- 14 пт, жирный, второго уровня - 12 пт, жирный. Заголовки более низкого уровня использовать не рекомендуется. Расстояния между заголовками и основным текстом должны быть больше межстрочных расстояний в основном тексте.
• Для выделения внутри текста, в шапках таблиц и подписях использовать курсив того же шрифта и размера, что и сам текст. Те же рекомендации выполнять для боковых заголовков.

Текст, перегруженный выделениями, воспринимается хуже, поэтому при большом количестве выделений вместо курсива рекомендуется использовать малые прописные буквы. По зрительному воздействию они мягче, чем курсив и не так отвлекают внимание.

Не рекомендуется использовать в тексте более 3-х шрифтов; на развороте из двух страниц использовать больше трех специальных эффектов, на одной странице – больше двух.

Колонтитулы

Колонтитул - это текст и/или рисунок (номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), который печатается внизу либо вверху каждой страницы документа. В зависимости от места расположения - на верхнем или - на нижнем поле страницы, колонтитулы бывают верхними и нижними.

Один и тот же колонтитул можно использовать для всего документа либо определить разные колонтитулы для разных частей документа. Например, допускается создать уникальный колонтитул для первой страницы документа или вообще убрать верхний и/или нижний колонтитул с первой страницы. Можно также создавать отличающиеся колонтитулы для четных и нечетных страниц некоторых разделов или всего документа.

Создание колонтитула

1. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид.

2. С помощью кнопок перемещения:, - настройтесь на нужную страницу (первую, четную или нечетную), кнопкой переведите курсор на нужный Колонтитул.
3. Введите текст или рисунок в выбранную область колонтитула, нажав подходящую кнопку панели инструментов Колонтитулы.
4. По окончании формирования колонтитулов нажмите кнопку Закрыть для удаления панели инструментов Колонтитулы и перевода курсора в область основного текста документа.

По умолчанию содержимое колонтитула автоматически выравнивается по левому краю. Существует возможность выровнять содержимое колонтитула по центру или выровнять дату по левому краю, а номер страницы - по правому краю. Для выравнивания элемента по центру нажмите клавишу <Tab>; для выравнивания по правому краю нажмите клавишу <Tab> дважды.

Включение номера и названия главы в колонтитул

1. Примените встроенный стиль заголовка (“Заголовок 1” — “Заголовок 9”) к номеру и названию главы в документе. (Смотри раздел Щаблоны, подраздел Стили)
2. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид.
3. Настройтесь на колонтитул, который следует изменить.

Для перемещения между колонтитулами используйте следующие кнопки панели инструментов Колонтитулы: Кнопка для перемещения между верхним и нижним колонтитулами. Кнопка для перемещения к следующему верхнему/нижнему колонтитулу. Кнопка для перемещения к предыдущему верхнему/нижнему колонтитулу

4. Внесите изменения в выбранный колонтитул.
5. Выберите команду Перекрестная ссылка… в меню Вставка. В появившемся диалоге

• из списка Тип ссылки выберите "Заголовок",
• из списка Для какого заголовка выберите заголовок, который содержит номер и название нужной главы,
• нажмите кнопку Вставить.

Внимание! В случае изменения номера или названия главы в документе колонтитул будет автоматически обновлен при печати документа. Чтобы обновить колонтитул вручную, выделите его и нажмите клавишу <F9>.

Создание уникального колонтитула для первой страницы

1. Если документ содержит несколько ** разделов **, выделите разделы, которые следует изменить.
2. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид.
3. На панели инструментов Колонтитулы нажмите кнопку и в появившемся диалоге Параметры страницы выберите вкладку Макет.



4. Установите флажок Различать колонтитулы первой страницы и нажмите кнопку OK.
5. Выберите нужный колонтитул первой страницы документа или раздела и создайте его. Если требуется, чтобы на первой странице колонтитул отсутствовал, оставьте поле колонтитула пустым.
6. Чтобы задать колонтитулы для остальных страниц документа или раздела, нажмите кнопку на панели инструментов Колонтитулы и создайте другой колонтитул.

Создание разных колонтитулов для четных и нечетных страниц

1. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид.
2. На панели инструментов Колонтитулы нажмите кнопку .
3. В появившемся диалоге выберите вкладку Макет.
4. Установите флажок Различать колонтитулы четных и нечетных страниц и нажмите кнопку OK.
5. Настройтесь на нужный колонтитул четной страницы и создайте его.
6. Для создания колонтитула нечетных страниц, нажмите кнопку на панели Колонтитулы.

Колонтитулы для четных и нечетных страниц используются во всем документе. Однако если разбить документ на ** разделы ** и разорвать связь между ними, можно задать разные колонтитулы четных и нечетных страниц для каждого раздела.

При вставке колонтитула в один из разделов этот же колонтитул автоматически добавляется во все следующие за ним разделы документа. Чтобы создать различные колонтитулы для нескольких частей документа, следует разорвать связь между ними.

1. Если требуется, вставьте **разрыв раздела** в точку документа, откуда следует начать раздел, для которого создается другой колонтитул.
2. Установите курсор в раздел, для которого будет изменен колонтитул.
3. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид.
4. Настройтесь на колонтитул, который следует изменить.
5. На панели инструментов Колонтитулы нажмите кнопку .
6. Замените существующий колонтитул или создайте новый колонтитул для данного раздела.

Внимание! Внесенные изменения будут автоматически отражены в колонтитулах всех последующих разделов. Чтобы создать отличающийся колонтитул для следующего раздела, повторите шаги 1 - 6.

Включение общего числа страниц в колонтитул

1. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид.
2. Чтобы разместить номера страниц внизу страницы, нажмите кнопку на панели инструментов Колонтитулы.
3. Раскройте список Вставить автотекст этой панели и выберите элемент Стр. <№> из <всего>.

Нумерация страниц

Для вставки номеров страниц пользуются кнопкой на панели инструментов Колонтитулы, либо командой Номера страниц из меню Вставка.

Если требуется, чтобы верхний/нижний колонтитул содержал только номера страниц, используют команду Номера страниц, которая позволяет задать дополнительные параметры настройки, например, страницы оглавления нумеровать римскими цифрами (I, II, III, IV и т.д.), а основную часть документа - арабскими (1, 2, 3, 4 и т.д.).

1. Выберите команду Номера страниц… в меню Вставка для вызова одноименного диалога.



2. С помощью списка Положение укажите, где следует печатать номера страниц:
• вверху страницы - в верхнем колонтитуле,
• внизу страницы - в нижнем колонтитуле.
3. С помощью кнопки Формат... установите остальные параметры номера.

Печать номера страницы на первой странице документа или раздела

1. Если документ содержит несколько разделов, укажите********** раздел или разделы, в которых следует пропустить или напечатать номер на первой странице.

Раздел - часть документа, которой присвоены определенные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается автоматически при изменении числа колонок текста. Если требуется изменить нумерацию строк или колонтитулы, новый раздел создают с помощью команды Разрыв… из меню Вставка.

2. Выберите команду Номера страниц в меню Вставка.



3. Установите или снимите флажок Номер на первой странице.

Изменение формата номера страницы

Форматом номера страницы называют способ записи номера, например, можно использовать римскую нумерацию для оглавления и арабскую - для основной части документа. Порядок изменения формата:

1. Разбейте документ на разделы, вставив **разрыв раздела** перед страницей, начиная с которой требуется изменить формат.
2. Выделите разделы, в которых требуется изменить формат номера страницы. Если изменяете формат в одном разделе, просто установите в него курсор.
3. Выберите команду Номера страниц в меню Вставка.



4. Нажмите кнопку Формат…

   

5. В появившемся диалоге выберите подходящий формат в раскрывающемся списке Формат номера.

Начало нумерации со страницы, отличной от первой

Если в документе есть титульный лист или вступление, нумерацию, как правило, начинают со второй страницы или страницы, находящейся после вступления. Если документ содержит несколько разделов, они могут быть пронумерованы по отдельности. Так, можно пронумеровать страницы первой главы числами с 1 до 5, а второй — с 1 до 8.

Кроме того, страницы оглавления могут быть пронумерованы римскими цифрами, например, с I до IV, а основной текст - арабскими , например, с 1 до 25.

Чтобы задать различную нумерацию, необходимо разбить документ на **разделы**, а затем разорвать связь между колонтитулами этих разделов:

1. Если документ еще не разбит на разделы, вставьте **разрыв раздела** перед страницей, с которой требуется начать нумерацию.
2. Установите курсор в раздел, для которого требуется изменить начало нумерации страниц.
3. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид.
4. Чтобы разместить номера страниц внизу страницы, нажмите кнопку на панели инструментов Колонтитулы.
5. Нажмите кнопку на панели инструментов Колонтитулы.
6. Выберите команду Номера страниц в меню Вставка.



7. Нажмите кнопку Формат…

   

8. В появившемся диалоге наберите 1 в поле начать с.

Аналогичным образом нумеруют подряд страницы нескольких документов, которые, например, являются главами одной книги, однако в поле начать с диалога Формат во всех документах, кроме первого, набирают номер страницы, так чтобы продолжить общую нумерацию. Например, если в первом документе содержатся первые 20 страниц книги, а во втором - оставшиеся страницы, нумерацию во втором документе начинают с числа 21.

Совет. При хранении глав или частей документа в разных файлах можно также использовать главный документ. Для получения более подробных сведений смотрите /***последний раздел ***/.

Удаление номеров страниц

1. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид.
2. Если номера страниц размещены внизу страницы, нажмите кнопку на панели инструментов Колонтитулы.
3. Выделите номер страницы. Если для вставки номеров страниц использовалась команда Номера страниц из меню Вставка, выделите рамку, которая расположена вокруг номера страницы.
4. Нажмите клавишу <Del>.

Примечания

• Номера страниц будут удалены со всех страниц документа. Чтобы убрать часть номеров страниц, следует разбить документ на ***разделы***, а затем разорвать связь между ними.
• Если в документе был создан отдельный колонтитул первой страницы или разные колонтитулы четной и нечетной страниц, номера страниц следует удалять из каждого колонтитула.

Многоколоночный текст

Текст на странице документа может быть расположен несколькими колонками. Разбиение на колонки производят, если документ содержит короткие строки, например, стихи или исходные тексты программ, либо в качестве специального эффекта - для повышения выразительности.

WORD предлагает два способа разбиения на колонки: с помощью команды Колонки… из меню Формат и с помощью таблиц. Первый способ обеспечивает автоматическое перетекание текста из одной колонки в другую, когда предыдущая заполнена. Организованные таким образом колонки называют "газетными колонками". По умолчанию высота газетной колонки совпадает с высотой страницы. Второй способ применяется в колонтитулах, примечаниях и рамках с текстами, где газетные колонки запрещены, либо в случае вкрапления многоколоночного текста в одно-колоночный, Он не допускает перетекания текста, высота колонок в этом случае определяется высотой самой высокой колонки.

На колонки может быть разбит весь документ или его часть. В разбитый на колонки документ можно вставлять общие, растянутые по ширине страницы заголовки.

Создание колонок или изменение их количества

1. Перейдите в режим разметки.
2. Для создания колонок:
• из всего текста документа - выберите команду Выделить все в меню Правка.
• из части текста документа - выделите требуемую часть.
• из раздела документа - установите курсор в текст этого раздела.
3. Нажмите кнопку панели инструментов Стандартная.

4. В раскрывшейся рамке выделите перетаскиванием мыши нужное число колонок, например, две и щелкните левой кнопкой мыши.

   

Текст будет разбит на колонки одинаковой ширины. При необходимости измените соотношение ширины, передвинув мышью левое или правое поле разделителя одной из колонок в горизонтальной линейке.

Изменение ширины колонок

1. Перейдите в режим разметки.
2. Если документ содержит несколько разделов, установите курсор в нужный раздел.
3. Перетащите маркеры колонок на горизонтальной линейке.

Совет. Если из-за соседней колонки не удается увеличить ширину текущей, сначала уменьшите ширину соседней колонки.

Если колонки имеют одинаковую ширину, то изменяются все колонки. Если колонки имеют разную ширину, то изменяется только одна колонка. Выбрать колонки одинаковой или разной ширины, а также задать точные значения ширины колонок и расстояния между ними можно с помощью команды Колонки… (меню Формат)

1. Перейдите в режим разметки.
2. Если документ содержит несколько разделов, установите курсор в нужный раздел.

3. Выберите команду Колонки… (меню Формат)

   

4. Установите флажок Разделитель.

1. Перейдите в режим разметки.
2. Щелкните место, откуда следует начать новую колонку.

3. Выберите команду Разрыв…в меню Вставка.

   

4. В диалоге Разрыв выберите параметр новую колонку.

Текст, следующий за курсором, будет перемещен в начало следующей колонки.

Выравнивание колонок

1. Если колонки еще не созданы, создайте их (смотри Создание колонок).
2. В режиме разметки установите курсор в конец текста, который следует выровнять.



3. Выберите команду Разрыв…в меню Вставка.

   

4. В диалоге Разрыв выберите параметр на текущей странице.

В документ будет вставлен разрыв раздела, а текст равномерно распределится по колонкам.

Совет. Чтобы начать новый раздел с новой страницы, установите курсор после точки разрыва, а затем вставьте принудительный разрыв страницы.

1. Если колонки еще не созданы, создайте их (смотри Создание колонок).
2. В режиме разметки выделите текст заголовка.
3. Нажмите кнопку и с помощью перетаскивания выделите одну колонку.

1. Перейдите в режим разметки.
2. Если документ содержит несколько разделов, установите курсор в этот раздел.
3. Нажмите кнопку и с помощью перетаскивания выделите одну колонку.

Подписи к рисункам

Существует несколько способов добавления текста к рисункам и другим графическим объектам:

1. Подписи с указанием порядкового номера.
2. Вставка пояснительного текста в автофигуру.
3. Подпись к элементу графического объекта с линией выноски.

Подписи с указанием порядкового номера, например "Рисунок 1" создают с помощью команды Название… из меню Вставка.

После настройки появившегося диалога Название при каждой вставке в документ нового объекта выбранного типа к ним будут автоматически добавляться подобные последовательно нумеруемые названия. Структура окна.

Для вставки пояснительного текста в автофигуру (кроме прямых линий и полилиний): выделите или создайте автофигуру, щелкните ее правой кнопкой мыши, выберите команду Добавить текст в появившемся контекстном меню, а затем введите необходимый текст.

Для изменения или дополнения существующего текста щелкните правой кнопкой мыши любую фигуру (кроме прямых линий и полилиний), выберите команду Изменить текст в контекстном меню, а затем внесите необходимые изменения.

Для преобразования надписи в любую автофигуру выделите надпись, нажмите кнопку Действия на панели Рисование, выберите категорию из списка Изменить автофигуру, а затем выберите нужную фигуру.

Для добавления подписи к элементу рисунка используйте следующую процедуру:

1. На панели инструментов Рисование нажмите кнопку
2. Щелкните мышью в точке документа, где должна быть вставлена надпись. Используя перетаскивание, настройте размер рамки надписи. Для сохранения пропорций рамки при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу <Shift>.
3. Наберите текст и перетащите надпись на нужное место.

Чтобы добавить к подписи линию выноски, нажмите кнопку Автофигуры на панели Рисование, а затем выберите выноску нужного типа из списка Выноски.

Укажите, где следует вставить выноску, а затем введите ее текст. Для изменения размера выноски перетащите маркеры изменения ее размера, для изменения положения перетащите всю выноску

Существует возможность изменения линий линейных выносок. Линии остальных выносок не могут быть изменены.

1. Выделите выноску, формат которой следует изменить.
2. В меню Формат выберите команду Автофигура..., а затем — вкладку Надпись.



3. Нажмите кнопку Формат выноски.

   

4. Выберите необходимые параметры.

Для получения сведений о любом параметре нажмите кнопку с вопросительным знаком в заголовке диалогового окна, а затем щелкните левой кнопкой мыши по параметру.

WORD позволяет изменять ориентацию текста в выносках, а также в надписях, автофигурах и ячейках таблицы:

1. Выделите выноску, надпись, автофигуру или ячейку таблицы.

2. Выберите команду Направление текста в меню Формат.

   

3. Выберите нужную ориентацию и нажмите ОК.

Подложка

Подложкой называют произвольный рисунок, служащий фоном для текста. Чтобы при печати подложка повторялась на каждой странице ее нужно вставить в верхний или нижний колонтитул. Подложка печатается в том месте страницы, где она расположена, а не только вверху или внизу страницы.

1. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид.
2. На панели инструментов Колонтитулы нажмите кнопку , чтобы скрыть текст и графику основного документа.
3. Вставьте графический объект - рисунок, который следует напечатать на каждой странице.

Вставка рисунка

Существует возможность вставки картинки или рисунка из Clip Gallery, а также рисунка или отсканированной фотографии из других программ вставляют с помощью команды Рисунок из меню Вставка: После вставки картинки ее можно преобразовать в набор графических объектов, а затем отредактировать, используя кнопки на панели инструментов Рисование. При выделении рисунка на экране появляется панель инструментов Настройка изображения, которую можно использовать для обрезки изображения, добавления границ, а также регулировки яркости и контрастности. Если панель инструментов Настройка изображения не появляется, щелкните рисунок правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Отобразить панель настройки изображения в контекстном меню.

По умолчанию импортированные рисунки являются перемещаемыми, т. е. вставляются в графический слой, что позволяет задать их точное положение на странице и поместить впереди или позади текста и других объектов. Для преобразования перемещаемого рисунка во встроенный, т. е. рисунок, который вставляется непосредственно в позицию курсора и ведет себя как обычный текстовый символ, выделите рисунок, выберите команду Рисунок в меню Формат, а затем снимите флажок Поверх текста на вкладке Положение.

4. Чтобы преобразовать графический объект в подложку, выделите его, а затем выберите команду Рисунок или Объект в меню Формат. На вкладке Рисунок в разделе изображение выберите "Подложка" из списка цвет.

   

   При желании здесь же можно выполнить настройку яркости и контрастности рисунка. Чтобы отменить обтекание рисунка текстом, выберите вкладку Обтекание, а затем параметр Нет в группе Обтекание.

5. На панели инструментов Колонтитулы нажмите кнопку Закрыть.

Подложка может быть выполнена в виде текста. Текст в этом случае создают как объект WordArt либо с помощью команды Надпись из меню Вставка.

Чтобы увидеть, как подложка будет выглядеть в напечатанном документе, перейдите в режим разметки или предварительного просмотра.

Если подложка делает неразборчивым текст документа, следует сделать более светлым объект, из которого она была создана.

Для удаления подложки из документа ее необходимо удалить из колонтитула.

1. Откройте соответствующий документ.
2. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид.
************************ Структура окна.

Кнопка Создать... диалога Название позволяет добавить новый элемент к стандартному списку постоянная часть (Рисунок, Таблица, Формула), например, "Рис. 1". Кнопка Удалить убирает текущий из добавленных элементов. Список положение содержит два элемента: "под выделенным объектом" и "над выделенным объектом" и становится доступным при выделении объекта. Кнопка Нумерация... служит для подбора способа нумерации названий: С помощью кнопки Автоназвание... можно задать тип и название, которое WORD будет автоматически вставлять при вставке объекта выбранного типа:

********************

Нажмите кнопку Формат…



**********************
3. Настройтесь на колонтитул, который следует изменить.

Для перемещения между колонтитулами используйте следующие кнопки панели инструментов Колонтитулы: Кнопка Верхний/нижний колонтитул для перемещения между верхним и нижним колонтитулами. Кнопка Перейти к следующему для перемещения к следующему верхнему/нижнему колонтитулу. Кнопка Перейти к предыдущему для перемещения к предыдущему верхнему/нижнему колонтитулу

4. Выделите подложку (текст или рисунок) и нажмите клавишу <Del>.

Заключение

Вопросы и упражнения